Целесообразность самостоятельной заправки ставится под сомнение. Для самостоятельной заправки необходим большой объем работы, т.е. в обслуживании должно находиться значительное количество картриджей. При их значительной разнородности может понадобиться разный тонер, и соответственно его запасы. Необходимо отдельное хорошо вентилируемое помещение. Более чем вероятны вопросы с надзорными органами по охране труда и экологами. Однозначно присутствует проблема наличия запасных частей для ремонта выявленных неисправностей. Например, редкий фотобарабан выдержит более пяти перезарядок. Диагностика, собственно перезарядка и возможный ремонт картриджей требует квалификации ответственного работника несколько выше, чем «вынул картридж – вставил картридж». Назначение выделенного специалиста обойдется дороже чем привлеченного, а совмещение обязанностей резко удлинит срок заправки. Соответственно – либо придется неоправданно увеличивать подменный запас картриджей, либо терпеть неудобства, либо оказывать давление на специалиста, ответственного за перезарядку. Таким образом, аутсорсинг или передача функций по обслуживанию заправки картриджей сторонней организации представляется вполне оправданным.
   Подменный фонд. В зависимости от разнообразия линейки принтеров требуется один подменный картридж на один принтер. При большем количестве – один резервный картридж на три однотипных принтера. Вторым резервом является уже подменный фонд принтеров. Принтером из резерва может быть временно подменен принтер с выработавшим тонер картриджем. Третьим резервом может стать (естественно при его наличии) общий высокопроизводительный принтер. При хорошо отработанном взаимодействии с обслуживающей организацией время на перезарядку обычно не превышает суток. Т.о. в самом крайнем случае можно пересылать данные на печать соседнего принтера через локальную сеть или сменные носители. Упаковка. Целесообразно сохранять светонепроницаемые пластиковые пакеты, в которые упакованы новые картриджи. Выработавший тонер картридж помещают внутрь пакета. В него же, для убыстрения диагностики рекомендуем положить отпечатанный на чистом листе бумаги текст-образец. При этом, важно не качество печати, при выработанном тонере естественно отличное от требуемого – а четко видимые специалистом следы возможных неисправностей.

   Например, неисправность фотобарабана в виде выработки проявляется как черная полоса по краю отпечатанного листа. Аналогично выглядят повреждения от попадания в зону печати посторонних предметов (чаще всего «отличаются» скобки для степлера). Поскольку вызывать специалиста к каждому картриджу нецелесообразно, то имеет смысл упаковывать выработанные картриджи в картонные коробки. Оптимально – из под офисной бумаги. В такую коробку помещается 6-8 картриджей, а к самой коробке скотчем приделываются ручки. Накопив коробку, вызывается специалист, как правило, через сутки возвращающий картриджи или приносящий акт обследования неремонтопригодного картриджа. В большинстве случаев картриджи списываются в производство в момент покупки и доставки в организацию, поэтому этот акт необходим лишь как средство внутреннего учета и основание для покупки нового картриджа, взамен вышедшего из строя. Документооборот по обслуживанию картриджей, кроме собственно договора и возможных дополнительных соглашений подразумевает двусторонне подписанные акты выполненных работ, счета фактуры на выполненные работы и сопроводительные письма.
   Читайте так же: "Как проверить, что куплен оригинальный картридж HP". В заметке приведены реальные способы отличить оригинальные картриджи от заправленных картриджей HP.
    Но при все важности данной статьи, хотелось бы напомнить об экономичности заправки картриджей HP по сравнению с покупкой!