Как компании, работающие с документами, могут сэкономить на печати

Сегодня даже с помощью планшетов и цифровых технологий печать по-прежнему играет центральную роль в бизнесе. Многие компании не осознают, что по мере развития технологий современные принтеры и копировальные аппараты также умнеют и спроектированы так, чтобы быть более экономичными, чем раньше.

Приобретение нужных инструментов и организация офиса для оптимальных операций печати и копирования могут сэкономить вам тысячи или даже десятки тысяч рублей ежемесячно. Кроме того, сэкономить деньги на чистой прибыли — даже без необходимости покупать кучу новых принтеров — проще, чем вы ожидаете, благодаря паре небольших изменений и обновлений, которые вы можете внедрить в свою повседневную практику печати.

Вот несколько простых идей для начала:

• Установите программное обеспечение для управления печатью на сетевых принтерах, а не позволяйте своим сотрудникам бесплатно печатать с личных принтеров. Это один из простых шагов к уменьшению потерь накладных расходов за счет ограничения расточительной печати и отслеживания всего, что проходит через копировальный аппарат. Программное обеспечение для управления печатью позволяет вам подсчитывать затраты на печать и включать их в счета клиентов, компенсируя расходы, которые вы в противном случае съели бы как накладные расходы. Это также дает офисным менеджерам инструменты, необходимые для точного определения того, где используется больше всего бумаги, и разработки стратегий, позволяющих свести к минимуму расточительную практику печати.

• Выбор правильных чернил и тонера для работы может иметь огромное значение в конце рабочего дня. Многие распространенные модели принтеров имеют совместимые или переработанные варианты чернил и тонера, которые работают так же, как оригинальные продукты производителя. . . но в целом намного меньше. Совместимые чернила и тонер — это практичный способ, которым офисы могут сэкономить деньги, не жертвуя качеством печати, необходимым для документов, особенно для персональных настольных принтеров, где стоимость печати одной страницы может быть выше, чем у более крупных лазерных принтеров для рабочей силы. Кроме того, они экологически чистые! Покупка картриджей известной марки, когда в этом нет необходимости, в большинстве случаев является совершенно ненужной тратой.

• Также возможно, что ваш текущий список принтеров в офисе просто не подходит для ваших потребностей в печати. Модернизация вашего принтера/копировальной системы может показаться ненужной тратой, если ваш принтер работает нормально, но сумма денег, которую вы сэкономите только на ремонте, может оправдать покупку в долгосрочной перспективе. В тематическом исследовании Konica Minolta® одна крупная нью-йоркская юридическая фирма сэкономила более 100 000 долларов США за счет объединения отдельных принтеров и выбора подходящего парка офисных принтеров высокой емкости для работы. Это большие деньги.

• Сведение к минимуму ремонтов принтеров — еще один способ снизить расходы. Фирма, упомянутая в приведенном выше тематическом исследовании, имела штат из четырех человек, ремонтирующих только для обеспечения бесперебойной работы своих офисных принтеров до их обновления. Приобретение подходящих принтеров для работы означает, что вы тратите меньше времени на пересылку заданий на печать и копирование на любой работающий принтер и платите кому-то за ремонт сломанного. Ваш новый офисный принтер может стоить дороже в то время, но это сэкономит вам деньги, обращаясь в ремонтную службу.

• При ограничении количества принтеров, которые вы будете использовать, важно учитывать расположение вашего общего принтера, чтобы предоставить доступ наибольшему проценту людей. Когда большинству ваших сотрудников приходится преодолевать значительные расстояния, чтобы получить необходимые им документы, это сокращает время, которое у них есть для выполнения своей работы. Размещение принтера рабочей группы где-то в центре, а не в изолированной комнате с принтером/копировальным аппаратом, не только открывает рабочее пространство, но и позволяет всем быстрее и проще получить к нему доступ. Это особенно верно, если ваши принтеры расположены на другом этаже, чем основная часть вашего персонала.
• Сканируйте документы, чтобы заархивировать их, а не копируйте и сохраняйте. Это может потребовать дополнительного шага, но в долгосрочной перспективе это поможет вам сэкономить. Вы не только сразу же сэкономите деньги на копировании и дублировании, сканируя их в базу данных, но и со временем сэкономите ценное пространство и избавитесь от необходимости расширять свои офисы только для хранения. Недвижимость стоит дорого, и платить деньги за хранение картотеки просто не имеет смысла в 21 веке.

Умная печать может творить чудеса, сводя к минимуму расходы на офис и предоставляя дополнительный капитал, необходимый для расширения. Многие из этих советов по экономии денег также творят чудеса, сводя к минимуму отходы вашего офиса, помогая вам управлять своим офисом чище, компактнее и экологичнее. Тем больше у вас будет стимул хорошенько взглянуть на то, как вы печатаете, и посмотреть, что вы можете сделать, чтобы ваша технология печати работала на вас!