Безналичная оплата ремонта принтеров и заправки картриджей: полный гид по бухгалтерскому учёту, документам и проводкам

Юра 2 августа 2026

Безналичная оплата ремонта принтеров и заправки картриджей: полный гид по бухгалтерскому учёту, документам и проводкам

Для любой организации принтеры и МФУ — это не просто оргтехника, а важнейший рабочий инструмент. Когда техника выходит из строя или заканчивается тонер, вопрос оплаты ремонта и заправки картриджей становится не только техническим, но и бухгалтерским. Как правильно оформить документы? Какие проводки сделать? Можно ли принять НДС к вычету? В этой статье мы собрали самые частые вопросы бухгалтеров и руководителей о безналичной оплате услуг по ремонту принтеров и заправке картриджей и подготовили на них подробные ответы.

Раздел 1. Документооборот при безналичной оплате

Вопрос 1. Какие документы нужно запросить у сервисной компании при безналичной оплате ремонта принтера?

Ответ. При безналичной оплате услуг по ремонту принтера или заправке картриджей организация-заказчик должна получить от исполнителя следующий пакет документов:

Счёт на оплату — выставляется до или после выполнения работ, содержит реквизиты обеих сторон, наименование услуги, стоимость и сумму НДС (если исполнитель является плательщиком НДС).
Акт выполненных работ (оказанных услуг) — основной документ, подтверждающий факт оказания услуги. В акте должны быть указаны:
- реквизиты сторон (наименование, ИНН, адреса);
- перечень выполненных работ с детализацией (например, «замена печатающей головки», «заправка картриджа лазерного принтера»);
- стоимость работ;
- дата подписания.
Счёт-фактура — если исполнитель работает с НДС и выставляется счёт-фактура.
Платёжное поручение — подтверждение факта оплаты со стороны заказчика.

Важно: в акте должна быть указана не просто общая формулировка «ремонт принтера», а конкретный перечень выполненных работ. Это требование пункта 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте».

Вопрос 2. Нужно ли выделять стоимость запасных частей отдельной строкой в документах?

Ответ. Это зависит от того, как организован документооборот у исполнителя. На практике встречаются два подхода:

Исполнитель продаёт расходные материалы и отдельно оказывает услуги. В этом случае в документах стоимость запасных частей (тонер, фотобарабан, ролики и т.д.) выделяется отдельной строкой<. Заказчик получает либо два документа (товарную накладную на запчасти и акт на услуги), либо один документ с расшифровкой.
Исполнитель оказывает только услугу, а материалы списывает на свои затраты. В этом случае в акте указывается только общая стоимость услуги без детализации по материалам. Заказчику не нужно знать, какие именно запчасти были использованы.

Для бухгалтера заказчика первый вариант удобнее, так как позволяет более прозрачно учитывать расходы. Однако если исполнитель не выделяет запчасти отдельно, это не является нарушением — главное, чтобы акт содержал достоверную информацию о факте оказания услуги.

Вопрос 3. Можно ли оплатить ремонт принтера по безналичному расчёту без заключения договора?

Ответ. Да, формально договор может быть заключён в упрощённой форме — например, путём выставления счёта и его оплаты. Однако для крупных компаний и при регулярном сотрудничестве рекомендуется заключать письменный договор оказания услуг. В договоре фиксируются:

предмет и стоимость услуг;
порядок и сроки оплаты;
ответственность сторон;
порядок приёмки работ.

Наличие договора упрощает документооборот и защищает интересы обеих сторон в случае споров.

Вопрос 4. Какие документы нужны, если ремонт оплачивается через подотчётное лицо?

Ответ. Если сотрудник организации оплачивает ремонт принтера или заправку картриджа наличными с последующим отчётом, то к авансовому отчёту необходимо приложить:

кассовый чек или бланк строгой отчётности (БСО);
товарный чек (если есть);
акт выполненных работ (если выдаётся).

Проводка по авансовому отчёту в этом случае будет следующей: Дт 26 (20, 44) — Кт 71 — списание расходов на основании авансового отчёта.

Важно: при расчётах через подотчётное лицо с наличными деньгами необходимо соблюдать лимит расчётов наличными между юридическими лицами — не более 100 000 рублей по одному договору.

Раздел 2. Бухгалтерские проводки: как отразить в учёте

Вопрос 5. Какими проводками отразить заправку картриджа в бухгалтерском учёте?

Ответ. Заправка картриджа — это расходы на обеспечение деятельности организации. В зависимости от того, для каких целей используется принтер, расходы относятся на разные счета:

✆ Заказать выезд мастера

Проводка	Описание
Дт 26 — Кт 60	Расходы на заправку картриджа отнесены на общехозяйственные нужды (для принтеров, используемых в управленческих целях)
Дт 20 — Кт 60	Расходы на заправку отнесены на основное производство (если принтер используется в производственных процессах)
Дт 44 — Кт 60	Расходы на заправку отнесены на коммерческие расходы (для принтеров, используемых в торговле или продажах)
Дт 19 — Кт 60	Выделен НДС по услуге (если исполнитель является плательщиком НДС и предоставил счёт-фактуру)
Дт 68 — Кт 19	НДС принят к вычету

Если организация закупает тонер для самостоятельной заправки, то сначала тонер приходуется на счёт 10 «Материалы»:

Дт 10 — Кт 60 — оприходован тонер;
Дт 20 (26, 44) — Кт 10 — тонер списан на расходы при заправке.

Вопрос 6. Как отразить в учёте ремонт принтера, который является основным средством?

Ответ. Расходы на ремонт основных средств (в том числе принтеров) списываются единовременно в качестве текущих расходов на основании ПБУ 10/99. Проводка зависит от того, где используется принтер:

Дт 26 — Кт 60 — если принтер используется в административных целях;
Дт 20 — Кт 60 — если принтер используется в основном производстве;
Дт 44 — Кт 60 — если принтер используется в торговой деятельности.

Важно: если в ходе ремонта были заменены детали, которые существенно улучшают характеристики принтера (увеличивают производительность, срок службы и т.п.), такие расходы могут быть признаны модернизацией и увеличивать первоначальную стоимость основного средства. Однако в большинстве случаев замена расходных материалов (роликов, термоплёнки, фотобарабана) — это текущий ремонт, а не модернизация.

Вопрос 7. А если принтер не числится в бухгалтерском учёте организации — можно ли учесть расходы на его ремонт?

Ответ. Если принтер не отражён в бухгалтерском учёте организации (например, приобретён физическим лицом — учредителем или сотрудником — и используется в деятельности компании), то расходы на его ремонт и заправку всё равно могут быть учтены при соблюдении двух условий:

Принтер должен быть официально передан для использования в предпринимательской деятельности (например, оформлен приказом руководителя или актом приёма-передачи).
Расходы должны быть документально подтверждены (акт выполненных работ, счёт, платёжные документы).

В этом случае проводки будут такими же, как и для учтённого принтера: Дт 26 (20, 44) — Кт 60.

Вопрос 8. Как учитывать картриджи и запчасти для ремонта — как товары или как материалы?

Ответ. Это зависит от того, для каких целей приобретаются картриджи и запчасти:

Картриджи для продажи — приходуются как товары на счёт 41 «Товары» (проводка Дт 41 — Кт 60).
Запчасти для ремонта оргтехники (ролики, термоплёнки, фотовалы и т.д.) — приходуются как материалы на счёт 10 «Материалы» (обычно субсчёт 10-5 «Запасные части» или 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»).
Тонер для заправки картриджей — также приходуется на счёт 10 «Материалы».

При списании материалов в производство (на ремонт или заправку) делается проводка Дт 20 (26, 44) — Кт 10.

Вопрос 9. Какой счёт затрат выбрать для расходов на ремонт и заправку в бюджетных учреждениях?

Ответ. В бюджетном учёте расходы на ремонт компьютерной техники и заправку картриджей относятся к виду расходов 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий». Это регулируется положениями Указаний № 180н.

Раздел 3. НДС: принимать к вычету или нет

Вопрос 10. Можно ли принять НДС к вычету по услугам ремонта принтера и заправки картриджей?

Ответ. Да, если одновременно соблюдены следующие условия:

Исполнитель является плательщиком НДС и предоставил правильно оформленную счёт-фактуру.
Услуги приняты к учёту (подписан акт выполненных работ).
Услуги используются в деятельности, облагаемой НДС.

При соблюдении этих условий организация-заказчик может принять НДС к вычету. Проводки в этом случае:

Дт 26 (20, 44) — Кт 60 — отражена стоимость услуг без НДС;
Дт 19 — Кт 60 — выделен НДС по счёт-фактуре;
Дт 68 — Кт 19 — НДС принят к вычету.

Вопрос 11. Что делать, если исполнитель не является плательщиком НДС (например, ИП на УСН или на спецрежиме)?

Ответ. Если исполнитель не является плательщиком НДС, он не выставляет счёт-фактуру, и НДС к вычету принять нельзя. В этом случае вся стоимость услуги (включая «входной» НДС, если он есть в цене) относится на затраты<. Проводка будет единой: Дт 26 (20, 44) — Кт 60 на полную сумму.

Обратите внимание: отсутствие статуса плательщика НДС у исполнителя не является препятствием для заключения договора и проведения безналичной оплаты. Однако при сравнении ценовых предложений в тендерах цена без НДС сопоставляется с ценой без НДС конкурентов.

Вопрос 12. Есть ли особенности по НДС при гарантийном ремонте принтеров?

Ответ. Да, работы по гарантийному ремонту и обслуживанию имеют свои особенности. Согласно подпункту 37 пункта 3 статьи 149 НК РФ, услуги по гарантийному ремонту не облагаются НДС независимо от того, кто их выполняет — организация, установившая гарантийный срок, или нанятый ею подрядчик.

При этом входной НДС по материалам, использованным для гарантийного ремонта, к вычету принять нельзя, а если он уже был принят — его необходимо восстановить.

Раздел 4. Практические нюансы безналичной оплаты

Вопрос 13. Как происходит процедура безналичной оплаты ремонта принтера?

Ответ. Стандартная процедура выглядит так:

Заказчик направляет исполнителю заявку с указанием модели принтера или картриджа, контактного лица и реквизитов организации.
Исполнитель выставляет счёт на оплату.
Заказчик оплачивает счёт безналичным переводом на расчётный счёт исполнителя.
Исполнитель выполняет работы (ремонт или заправку).
После выполнения работ стороны подписывают акт выполненных работ.
Исполнитель предоставляет закрывающие документы (счёт-фактуру, акт).

В некоторых случаях оплата производится после выполнения работ — это особенно удобно для организаций, у которых срочно закончился тонер или сломался принтер, но нет возможности сразу оплатить счёт.

Вопрос 14. Можно ли получить отсрочку платежа при безналичной оплате?

Ответ. Да, некоторые сервисные компании предоставляют отсрочку платежа для постоянных клиентов. Например, возможна оплата по гарантийному письму с отсрочкой до 10 дней после подписания акта выполненных работ<. Условия отсрочки обсуждаются индивидуально и могут быть зафиксированы в договоре.

Вопрос 15. Нужно ли использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) при безналичных расчётах с юридическими лицами?

Ответ. При безналичных расчётах между юридическими лицами (по счёту, платёжным поручением) применение ККТ не требуется. ККТ обязательна только при расчётах наличными денежными средствами или с использованием платёжных карт при оплате товаров, работ, услуг.

Однако если организация оказывает услуги физическим лицам и принимает от них оплату по безналичному расчёту (например, через банковскую карту), применение ККТ в общем случае обязательно.

Вопрос 16. Можно ли оплатить ремонт принтера по безналичному расчёту, если услугу оказывает ИП?

Ответ. Да, безналичная оплата возможна как с юридическими лицами, так и с индивидуальными предпринимателями. Для этого ИП должен предоставить свои банковские реквизиты и выставить счёт. Оплата производится на расчётный счёт ИП. При этом ИП на специальных налоговых режимах (УСН, ЕНВД, ПСН) может не выставлять счёт-фактуру, но обязан предоставить акт выполненных работ.

✆ Заказать выезд мастера

Раздел 5. Особенности учёта для организаций-исполнителей

Вопрос 17. Как организации, оказывающей услуги по ремонту и заправке, учитывать расходные материалы?

Ответ. Для компании, которая занимается ремонтом принтеров и заправкой картриджей, учёт расходных материалов зависит от схемы работы:

Если запчасти и тонер продаются заказчику отдельно, они приходуются как товары на счёт 41, а при реализации списываются Дт 90 — Кт 41.
Если запчасти и тонер являются частью услуги и не выделяются в документах заказчику, они приходуются как материалы на счёт 10, а при использовании списываются на затраты: Дт 20 (26) — Кт 10.

В обоих случаях необходимо утвердить внутренние нормы расхода материалов (например, сколько тонера требуется для заправки конкретной модели картриджа), чтобы обосновать списание.

Вопрос 18. Какой счёт затрат использовать для списания материалов при оказании услуг по ремонту?

Ответ. Для списания материалов, используемых при оказании услуг по ремонту и заправке, используется счёт 20 «Основное производство» (или 26 «Общехозяйственные расходы», в зависимости от учётной политики организации). Проводка: Дт 20 — Кт 10.

Если организация одновременно занимается несколькими видами деятельности, важно вести раздельный учёт затрат по каждому виду.

Вопрос 19. Как учитывать услуги банка при безналичных расчётах?

Ответ. Банковские услуги (комиссия за расчётно-кассовое обслуживание, плата за переводы и т.п.) относятся к прочим расходам организации. Проводка:

Дт 91.02 — Кт 60 (или 76) — отражена стоимость банковских услуг.

НДС по банковским услугам, как правило, не выделяется, так как большинство банковских операций освобождено от НДС.

Заключение

Безналичная оплата услуг по ремонту принтеров и заправке картриджей — это стандартная и удобная практика для организаций. Однако правильное оформление документов и корректное отражение операций в бухгалтерском учёте требуют внимания к деталям.

Ключевые выводы:

Для безналичной оплаты необходим минимальный пакет документов: счёт, акт выполненных работ, а при работе с НДС — счёт-фактура.
Расходы на ремонт и заправку относятся на счета затрат (26, 20, 44) в зависимости от назначения принтера.
НДС принимается к вычету только при наличии правильно оформленной счёт-фактуры от плательщика НДС.
Картриджи и запчасти учитываются либо как товары (для продажи), либо как материалы (для использования в ремонте).
При работе через подотчётное лицо необходимы кассовый чек или БСО и акт выполненных работ.
Для бюджетных учреждений расходы относятся к виду 242 «Закупка в сфере ИКТ».

Правильно организованный документооборот и грамотный бухгалтерский учёт помогут избежать претензий со стороны налоговых органов и обеспечат прозрачность всех операций по обслуживанию печатающей техники.

{$wa->block("contactBlock1")}